関わる人が増えるほど、確認と転記も増えていく。
提出締切の前は、督促メールの作成と送信だけで半日が消える。誰が出していて誰が出していないか、確認するだけでも台帳と受信箱を行き来。
共有フォルダの「対応管理簿_最新_v3(2).xlsx」。国際課と部局でそれぞれ別の台帳を持ち、プログラムごと・年度ごとにファイルが増え続ける。
受入校とのやりとり、提出書類の順番、例年のつまずきポイント。担当者の異動と同時に、去年までのやり方が学内から消える。
JASSO・学内・部局への報告。年度末になるたび、複数のExcelから同じ数字を拾い直して突き合わせる。
申込受付・学生台帳・提出書類・学生ポータルを1か所に。紙とExcelに散らばった情報がまとまり、「最新版はどれ？」がなくなります。
提出期限のリマインダーは自動で送信。学生はポータルとFAQで自己解決。職員が1人ずつ追いかける仕事が、仕組みに置き換わります。
「あの人しか知らない段取り」を設計図として形式知化。担当者が変わっても、大学に運用が残ります。
職員・学生・教員。それぞれの画面には、自分に必要なことだけが表示される。だから迷わず、目の前の仕事に集中できます。
受付から派遣終了まで、フェーズと提出物の流れは大学ごと・受入校ごとに違う。Yugaku Hubはその流れを一枚の設計図として描き、毎年・どのプログラムでも呼び出せる形で保存します。
「応募 → 学内選考 → 受入校出願 → ビザ → 渡航前オリエン → 帰国報告」。フェーズ・提出物・担当（学生/職員/教員）を貴学の運用どおりに定義。
描いた設計図をプログラムに割り当てると、進捗管理がそのまま立ち上がる。A校向け・B校向け、流れが違えば型を分けて蓄積。
「次年度用に複製」で、プログラムもプロセスもまるごと複製。ステータスは自動リセット。毎年の立ち上げが数分で終わる。
※ 派遣100名規模・プログラム5本の大学を想定した試算値です。導入環境により効果は異なります。
料金の中心は年額固定のプラン料金です。各プランには派遣確定者の枠が含まれ、その枠を超えた分だけ年度末に人数単位で加算されます。応募・選考フェーズの学生は、何名いてもカウントしません。
初期費用は年額の1/6。予算申請は「年額プラン＋初期費用」の確定額で立てられ、変動するのは枠を超えた場合の追加分だけです。SSO・監査ログ等のセキュリティパック（¥50万/年）はアドオンとして追加でき、国際課と情報システム部門で予算を分けて申請できます。
SSO（シングルサインオン）・監査ログ・IPアドレス制限はセキュリティパックで提供。情報システム部門のチェックリストにも回答資料をご用意します。
本体は国際課、セキュリティパックは情シスと、費目を分けた稟議が可能。年度契約・確定額なので、概算要求・予算策定のスケジュールにも合わせられます。
要件整理 → 初期設定・テンプレート設計 → テスト運用 → 本番開始。年度途中からのスモールスタートもご相談いただけます。
StarterはAIチャットで即時回答。Standard以上は有人チャットとWeb会議、Enterpriseは専任カスタマーサクセスが定例レビューまで伴走します。
機能詳細・料金表・導入スケジュール・セキュリティ資料をまとめてお送りします。しつこい営業連絡はいたしません。